Отдел гидрометфонда был создан в 1958г. на основании Постановления Совета Министров СССР и в соответствии с приказом ГУГМС №166 от 23.10.1957г.
Основными задачами являются сбор, учет, хранение и использование документов, содержащих информацию общего назначения и специализированную информацию в области гидрометеорологии и смежных с ней областях по территории, обслуживаемой ФГБУ «Центрально-Черноземное УГМС» (Белгородская, Брянская, Воронежская, Курская, Липецкая, Орловская и Тамбовская области), а также научно-техническую информацию в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды.
Все документы, хранящиеся в отделе, являются составной частью Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (ЕГФД). Документы ЕГФД, имеющие историческое и научное значение со сроком хранения «постоянно», входят в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.
Отдел фонда данных и научно-технической информации в своей работе руководствуется следующими нормативными документами:
1) Положение о формировании архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (РД 52.19.108-2009);
2) Организация комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (РД 52.19.568-2010);
3) Приказ Росгидромета от 24.04.2008г. №144 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды по исполнению государственной функции «Ведение Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении»;
4) Положение об информационных ресурсах о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (РД 52.19.698-2008).
5) Перечень документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (РД 52.19.143-2019).
За 65 лет работы отдела сформирован уникальный массив гидрометеорологических документов, насчитывающий по состоянию на 1 января 2023г. 94,3 тысячи единиц постоянного срока хранения на бумажных носителях, 2,8 тысяч микрофильмов, 8,9 тысяч Мб информации на электронных носителях.
В фонде хранится информация:
агрометеорологическая — с 1932г.;
аэрологическая – с 1939г.;
гидрологическая — с 1884г.;
метеорологическая - с 1836г.,
по загрязнению окружающей среды — с 1968г.;
по научным исследованиям и экспедиционным работам — с 1925г.;
синоптическая — с 1944г.