Документы ЕГФД доступны для использования с момента их поступления на хранение.
Пользователями могут быть:
-граждане, правительственные и неправительственные организации, а также предприятия, учреждения и организации всех форм собственности Российской Федерации;
-граждане, правительственные и неправительственные организации иностранных государств.
Информирование потенциальных получателей информации о составе и размещении информационных ресурсов включает ежеквартальную и годовую публикацию на сайте информационно-библиографического указателя новых поступлений документов, а также подготовку сведений о наличии тех или иных документов в ответ на запросы юридических и физических лиц.
Для получения документированной информации ЕГФД пользователи должны предоставить в ФГБУ «Центрально-Черноземное УГМС» письменную заявку на имя руководителя, в которой должна быть обоснована цель использования запрашиваемых сведений.
Запрос пользователя рассматривается руководителем управления при наличии наименования юридического лица, для частных лиц — фамилии, имени и отчества, почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы или вида запрашиваемой информации, хронологии запрашиваемой информации, затем с соответствующей визой направляется на исполнение в отдел фонда данных и НТИ.